ITIL DAN COBIT

Minggu 2

ITIL DAN COBIT

ITIL atau Information Technology Infrastructure Library adalah suatu rangkaian dengan konsep dan teknik pengelolaan infrastruktur, pengembangan, serta operasi teknologi informasi (TI). ITIL diterbitkan dalam suatu rangkaian buku yang masing-masing membahas suatu topik pengelolaan (TI). Nama ITIL dan IT Infrastructure Library merupakan merek dagang Office of Government Commerce(OGC)Britania Raya. ITIL memberikan deskripsi detil tentang beberapa praktik (TI) penting dengan daftar cek, tugas, serta prosedur yang menyeluruh yang dapat disesuaikan dengan segala jenis organisasi (TI).

ITIL merupakan sebuah kerangka pengelolaan layanan IT yang terbagi kedalam proses dan fungsi (lihat penjelasan tentang apa itu ITIL dalam artikel terpisah). Dua area/modul dalam ITIL, yaitu Service Support dan Deliverykemudian menjadi CORE dalam ITIL versi 2, yang kemudian kita kenal dengan IT Service Management.

COBIT atau Control OBjective of Information and related Technology merupakan sebuah pedoman bagi pengelolaan IT termasuk input, proses, output, serta process control yang terbagi kedalam 4 obyektif dan 34 area kunci. Masing-masing obyektif tersebut adalah: Planing & Organization (PO), Acquisition & Implementation (AI), Delivery & Support (DS) dan Monitoring.

Control Objective for Information & Related Technology (COBIT) adalah sekumpulan dokumentasi best practice untuk IT Governance yang dapat membantu auditor, pengguna (user), dan manajemen, untuk menjembatani gap antara resiko bisnis, kebutuhan kontrol dan masalah-masalah teknis IT (Sasongko, 2009).

COBIT mendukung tata kelola TI dengan menyediakan kerangka kerja untuk mengatur keselarasan TI dengan bisnis. Selain itu, kerangka kerja juga memastikan bahwa TI memungkinkan bisnis, memaksimalkan keuntungan, resiko TI dikelola secara tepat, dan sumber daya TI digunakan secara bertanggung jawab (Tanuwijaya dan Sarno, 2010).

Apabila dilihat dari posisi kedua pendekatan tersebut, maka dapat kita lihat hubungan secara langsung diantara Delivery & Support (COBIT) dan ITSM. Dimana COBIT mengatur masalah obyektif yang harus dicapai oleh sebuah organisasi dalam memberikan layanan IT, sedangkan ITIL merupakan best practice cara-cara pengelolaan IT untuk mencapai obyektif organisasi. Sehingga dapat dikatakan bahwa COBIT dan ITIL merupakan dua pendekatan dalam IT Governance dan tata kelola layanan teknologi informasi yang saling melengkapi. Apabila dibedah lebih jauh, relavansi ITIL tidak hanya berhenti di area Deliveri & Support, tetapi bisa kita petakan ke area COBIT lainnya.

Bagi anda yang sudah menggunakan COBIT sebagai standar kontrol terhadap pengelolaan IT, anda dapat juga mengimplementasikan ITIL dalam upaya meningkatkan tingkat kematangan IT perusahaan anda (Maturity Level). Bagi yang belum mengimplementasikannya dapat mengkombinasikan kedua pendekatan ini karena hubungannya satu dengan yang lain adalah saling melengkapi.

Kedua Framework tersebut memang memiliki keunggulan dan kelemahan, keunggulan dan kelemahan yang dimaksud adalah sebagai berikut:

COBIT memiliki kekuatan dalam hal IT Control dan Metric, tetapi tidak dijelaskan secara detil bagaimana untuk mencapainya

ITIL memiliki kekuatan dalam proses-proses IT, tetapi tidak menekankan pada Control dan Metric walaupun dalam buku ITIL terdapat rekomendasi-rekomendasi KPI untuk setiap proses dan fungsi

Hal tersebut diatas yang kemudian memberikan ruang untuk mengkombinasikan antara kedua framework tersebut, terutama pada area-area yang saya sebutkan dalam tulisan saya sebelumnya yaitu COBIT: DS (Delivery & Support) serta ITIL: IT Service Management (ITIL Service Delivery & ITIL Service Support). Namun memang masih ada area-area dalam COBIT yang belum ada proses atau fungsinya dalam ITIL versi 2, akan tetapi dalam ITIL versi 3 hampir semua sudah tercakup. Sehingga bisa dipastikan bahwa memang tidak ada overlap dalam penggunaan framework ini. Analoginya mungkin bisa saya gambarkan sebagai berikut:

” COBIT merupakan navigator yang megarahkan kemana tujuannya, sedangkan ITIL merupakan kendaraan yang dipakai untuk mencapai tujuan”

Kerangka Kerja COBIT

Kerangka kerja COBIT terdiri atas beberapa arahan/pedoman, yakni:

• Control Objectives

Terdiri atas 4 tujuan pengendalian tingkat-tinggi (high-level control objectives) yang terbagi dalam 4 domain, yaitu :Planning & Organization,Acquisition & Implementation,Delivery & Support, dan Monitoring & Evaluation

•   Audit Guidelines

Berisi sebanyak 318 tujuan-tujuan pengendalian yang bersifat rinci (detailed control objectives) untuk membantu para auditor dalam memberikanmanagement assurance dan/atau saran perbaikan

•  Management Guidelines

Berisi arahan, baik secara umum maupun spesifik, mengenai apa saja yang mesti dilakukan, terutama agar dapat menjawab pertanyaan-pertanyaan berikut :

-Sejauh mana TI harus bergerak atau digunakan, dan apakah biaya TI yang dikeluarkan sesuai    dengan manfaat yang dihasilkannya

- Apa saja indikator untuk suatu kinerja yang bagus.

- Apa saja faktor atau kondisi yang harus diciptakan agar dapat mencapai sukses ( critical success factors).

- Apa saja risiko-risiko yang timbul, apabila kita tidak mencapai sasaran yang ditentukan.

- Bagaimana dengan perusahaan lainnya, apa yang mereka lakukan.

- Bagaimana mengukur keberhasilan dan bagaimana pula membandingkannya.

Manfaat dan Pengguna COBIT

Secara manajerial target pengguna COBIT dan manfaatnya adalah :

• Direktur dan Eksekutif

Untuk memastikan manajemen mengikuti dan mengimplementasikan strategi searah dan sejalan dengan TI.

• Manajemen

-         Untuk mengambil keputusan investasi TI.

-         Untuk keseimbangan resiko dan kontrol investasi.

-         Untuk benchmark lingkungan TI sekarang dan masa depan.

•  Pengguna

Untuk memperoleh jaminan keamanan dan control produk dan jasa yang dibutuhkan secara internal maupun eksternal.

• Auditors

-         Untuk memperkuat opini untuk manajemen dalam control internal.

-         Untuk memberikan saran pada control minimum yang diperlukan.

 Sumber :

http://managingconsultant.blogspot.co.id/2011/05/cobit-merupakan-navigator-itil.html

http://www.ameagle.com/images/PMO-ITIL-CobiT_small.jpg

Sistem Informasi Manajemen dan Manajemen Layanan SI/TI

Minggu 1

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

Digambarkan sebagai sebuah bangunan piramida dimana lapisan dasarnya terdiri dari informasi, penjelasan transaksi, penjelasan status, dan sebagainya. Lapisan berikutnya terdiri dari sumber-sumber informasi dalam mendukung operasi manajemen sehari-hari. Lapisan keriga terdiri dair sumber daya sistem informasi untuk membantu perencanaan taktis dan pengambilan keputusan untuk pengendalian manajemen. Lapisan puncak terdiri dari sumber daya informasi utnuk mendukung perencanaan dan perumusan kebijakan oleh tingkat manajemen.

Definisi  sistem informasi manajemen

Istilah yang umum dikenal orang adalah sebuah sistem manusia/mesin yang terpadu (intregeted) untuk menyajikan informasi guna mendukung fungsi operasi, manajemen, dan pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi. Sistem ini menggunakan perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software) komputer, prosedur pedoman, model manajemen dan keputusan, dan sebuah “data base”. Manajemen sendiri mencakup proses perencanaan, pengorganisasian, pengawasan, pengarahan, dan lain-lain, dalam suatu organisasi. Sedangkan, informasi dalam satu organisasi adalah data yang diolah sedemikian rupa sehingga memiliki nilai dan arti bagi organisasi.

Dengan ini, dapat disimpulkan bahwa Sistem Informasi Manajemen (SIM) merupakan sistem yang mengolah serta mengorganisasikan data dan informasi yang berguna untuk mendukung pelaksanaan tugas dalam suatu organisasi.

Konsep Dasar Informasi
Terdapat beberapa definisi, antara lain :

1.      Data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya.

2.      Sesuatu yang nyata atau setengah nyata yang dapat mengurangi derajat ketidakpastian tentang suatu keadaan atau kejadian. Sebagai contoh, informasi yang menyatakan bahwa nilai rupiah akan naik, akan mengurangi ketidakpastian mengenai jadi tidaknya sebuah investasi akan dilakukan.

3.      Data organized to help choose some current or future action or nonaction to fullfill company goals (the choice is called business decision making)

Fungsi / Manfaat Sistem Informasi Manajemen

Supaya informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi dapat berguna bagi manajamen, maka analis sistem harus mengetahui kebutuhan-kebutuhan informasi yang dibutuhkannya, yaitu dengan mengetahui kegiatan-kegiatan untuk masing-masing tingkat (level) manajemen dan tipe keputusan yang diambilnya. Berdasarkan pada pengertian-pengertian di atas, maka terlihat bahwa tujuan dibentuknya Sistem Informasi Manajemen atau SIM adalah supaya organisasi memiliki informasi yang bermanfaat dalam pembuatan keputusan manajemen, baik yang meyangkut keputusan-keputusan rutin maupun keputusan-keputusan yang strategis.

Sehingga SIM adalah suatu sistem yang menyediakan kepada pengelola organisasi data maupun informasi yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas-tugas organisasi.

Beberapa manfaat atau fungsi sistem informasi antara lain adalah sebagai berikut:

1.      Meningkatkan aksesibilitas data yang tersaji secara tepat waktu dan akurat bagi para pemakai, tanpa mengharuskan adanya prantara sistem informasi.

2.      Menjamin tersedianya kualitas dan keterampilan dalam memanfaatkan sistem informasi secara kritis.

3.      Mengembangkan proses perencanaan yang efektif.

4.      Mengidentifikasi kebutuhan-kebutuhan akan keterampilan pendukung sistem informasi.

5.      Menetapkan investasi yang akan diarahkan pada sistem informasi.

6.      Mengantisipasi dan memahami konsekuensi-konsekuensi ekonomis dari sistem informasi dan teknologi baru.

7.      Memperbaiki produktivitas dalam aplikasi pengembangan dan pemeliharaan sistem.

8.      Organisasi menggunakan sistem informasi untuk mengolah transaksi-transaksi, mengurangi biaya dan menghasilkan pendapatan sebagai salah satu produk atau pelayanan mereka.

9.      Bank menggunakan sistem informasi untuk mengolah cek-cek nasabah dan membuat berbagai laporan rekening koran dan transaksi yang terjadi.

Perkembangan Sistem Informasi Manajemen

Pada awal perkembangan komputerisasi informasi, komputer belum mempunyai program yang berjalan secara otomatis, melainkan hanya menjalankan komando yang dimasukkan secara manual ke dalam komputer. Setelah tahun 2000’an, sistem informasi manajemen mulai berkembang sebagai satu sistem yang terintegrasi pada berbagai induk perusahaan dan cabang-cabangnya. Sistem tersebut kemudian dibentuk dalam sistem informasi berbasis komputer (Computer Based Information System). Hingga kini, sistem informasi berjalan secara terintegrasi dan berjalan secara otomatis.

SIM sendiri mempunyai elemen-elemen fisik yang dibutuhkan untuk kelancaran sistem yang digunakan, yaitu perangkat keras komputer, perangkat lunak, yaitu perangkat lunak sistem umum, perangkat lunak terapan umum, serta program aplikasi.

Selanjutnya, dalam SIM terdapat database dan prosedur pelaksanaan sistem manajemen perusahaan dan tentunya, petugas yang mengoperasikan semua sistem tersebut.

Fungsi Sistem Informasi Manajemen

Fungsi utama diterapkannya sistem infomasi manajemen dalam suatu organisasi adalah sebagai berikut:

1.      Mempermudah pihak manajemen untuk melakukan perencanaan, pengawasan, pengarahan dan pendelegasian kerja kepada semua departemen yang memiliki hubungan komando atau koordinasi dengannya.

2.      Meningkatkan efisiensi dan efektifitas data yang tersaji akurat dan tepat waktu.

3.      Meningkatkan produktifitas dan penghematan biaya dalam suatu organisasi.

4.      Meningkatkan kualitas sumber daya manusia karena unit sistem kerja yang terkoordinir dan sistematis. 

Contoh Sistem Informasi Manajemen

Beberapa contoh kongkrit penerapan sistem informasi manajemen adalah sebagai berikut:

1. Enterprise Resource Planning (ERP)

Sistem ERP ini biasanya digunakan oleh sejumlah perusahaan besar dalam mengelola manajemen dan melakukan pengawasan yang saling terintegrasi terhadap unit bidang kerja Keuangan, Accounting, Sumber Daya Manusia,Pemasaran, Operasional, dan Pengelolaan Persediaan.  

2. Supply Chain Management (SCM)

Sistem SCM ini sangaat bermanfaat bagi pihak manajemen dimana data data yang disajikan terintegrasi mengenai manajemen suplai bahan baku, mulai dari pemasok, produsen, pengecer hingga konsumen akhir.

3. Transaction Processing System (TPS)

TPS ini berguna untuk proses data dalam jumlah yang besar dengan transaksi bisnis yang rutin. Program ini biasa diaplikasikan untuk manajemen gaji dan inventaris. Contohnya adalah aplikasi yang digunakan untuk Bantuan Keuangan Desa Pemprov Jawa Timur.

4. Office Automation System (OAS)

Sistem aplikasi ini berguna untuk melancarkan komunikasi antar departemen dalam suatu perusahaan dengan cara mengintegrasikan server-server komputer pada setiap user di perusahaan. Contohnya adalah email.

5. Knowledge Work System (KWS)

Sistem informasi KWS ini mengintegrasikan satu pengetahuan baru ke dalam organisasi. Dengan ini, diharapkan para tenaga ahli dapat menerapkannya dalam pekerjaan mereka.

6. Informatic Management System (IMS)

IMS berfungsi untuk mendukung spektrum tugas-tugas dalam organisasi, yang juga dapat digunakan untuk membantu menganalisa pembuatan keputusan. Sistem ini juga dapat menyatukan beberapa fungsi informasi dengan program komputerisasi, seperti e-procurement.

7. Decision Support System (DSS)

Sistem ini membantu para manajer dalam mengambil keputusan dengan cara mengamati lingkungan dalam perusahaan. Contohnya, Link Elektronik di sekolah Tunas Bangsa, yang mengamati jumlah pendapatan atau pendaftaran siswa baru setiap tahun.

8. Expert System (ES) dan Artificial Intelligent (A.I.)

Sistem ini pada dasarnya menggunakan kecerdasan buatan untuk menganalisa pemecahan masalah dengan menggunakan pengetahuan tenaga ahli yang telah diprogram ke dalamnya. Contohnya, sistem jadwal mekanik.

9. Group Decision Support System (GDSS) dan Computer-Support Collaborative Work System (CSCWS)

Serupa dengan DSS, tetapi GDSS mencari solusi lewat pengumpulan pengetahuan dalam satu kelompok, bukan per individu. Biasanya berbentuk kuesioner, konsultasi, dan skenario. Contohnya adalah e-government.

10. Executive Support System (ESS)

Sistem ini membantu manajer dalam berinteraksi dengan lingkungan perusahaan dengan berpegang pada grafik dan pendukung komunikasi lainnya.

Manajemen Layanan SI/TI

ITSM (Information Technology Service Management, Manajemen Layanan Teknologi Informasi) adalah suatu metode pengelolaan sistem teknologi informasi (TI) yang secara filosofis terpusat pada perspektif konsumen layanan TI terhadap bisnis perusahaan. ITSM merupakan kebalikan dari pendekatan manajemen TI dan interaksi bisnis yang terpusat pada teknologi. Istilah ITSM tidak berasal dari suatu organisasi, pengarang, atau pemasok tertentu dan awal penggunaan frasa inipun tidak jelas kapan dimulainya.

ITSM berfokus pada proses dan karenanya terkait dan memiliki minat yang sama dengan kerangka kerja dan metodologi gerakan perbaikan proses (seperti TQM, Six Sigma,Business Process Management, dan CMMI). Disiplin ini tidak memedulikan detail penggunaan produk suatu pemasok tertentu atau detail teknis suatu sistem yang dikelola, melainkan berfokus pada upaya penyediaan kerangka kerja untuk menstrukturkan aktivitas yang terkait dengan TI dan interaksi antara personel teknis TI dengan pengguna teknologi informasi.

ITSM umumnya menangani masalah operasional manajemen teknologi informasi (kadang disebut operations architecture, arsitektur operasi) dan bukan pada pengembangan teknologinya sendiri. Contohnya, proses pembuatan perangkat lunak komputer untuk dijual bukanlah fokus dari disiplin ini, melainkan sistem komputer yang digunakan oleh bagian pemasaran dan pengembangan bisnis di perusahaan perangkat lunak-lah yang merupakan fokus perhatiannya. Banyak pula perusahaan non-teknologi, seperti pada industri keuangan, ritel, dan pariwisata, yang memiliki sistem TI yang berperan penting, walaupun tidak terpapar langsung kepada konsumennya.

Sesuai dengan fungsi ini, ITSM sering dianggap sebagai analogi disiplin ERP pada TI, walaupun sejarahnya yang berakar pada operasi TI dapat membatasi penerapannya pada aktivitas utama TI lainnya seperti manajemen portfolio TI dan rekayasa perangkat lunak.

Menurut Muchtar A.F layanan adalah suatu sikap yang dapat mengakibatkan rasa puas atau tidak puas yang dialami oleh konsumen pada saat terjadinya proses tindakan. Sedangkan menurut Antonius Aditya & Onno Purbo, layanan adalah sebuah produk yang memberikan solusi kepada pelanggan (Carapedia, 2015). Dari dua definisi tersebut dapat disimpulkan bahwa layanan merupakan suatu produk yang diberikan kepada pelanggan bertujuan memberikan kepuasan terhadap solusi yang diberikan oleh perusahaan. Kepuasan tersebut akan membuat pelanggan mempertimbangkan perusahaan mana yang dapat memberikan value lebih atas layanannya, karena pelanggan saat ini sudah semakin cerdas yaitu telah menempatkan kualitas layanan pada urutan teratas mengalahkan kualitas produk/jasa dalam hal pertimbangan untuk menggunakan/membeli barang/jasa. Oleh karena itu, penyampaian layanan kepada pelanggan juga tidak kalah penting untuk menjadi perhatian perusahaan. Karena kepuasan pelanggan adalah bentuk tercapainya tujuan bisnis perusahaan.

Mengelolah atau manajemen layanan diperlukan ketekunan dan keahlian agar dapat menarik perhatian pelanggan, dengan cara meningkatkan kualitas layanan dan pelayanan salah satunya. Pelanggan akan cenderung memilih perusahaan yang  memberikan pelayanan dengan value lebih dibandingkan perusahaan yang hanya menjual produk atau jasanya saja. Pelayanan yang dimaksud adalah mulai dari pemesanan, pengiriman yang tepat waktu dan tanpa cacat, hingga pemberian jaminan atas produk/jasa yang dibeli oleh pelanggan.

Persaingan bisnis saat ini sudah semakin maju. Masing-masing penyedia layanan bersaing untuk memberikan layanan yang terbaik agar diminati oleh pelanggan. Kemajuan tersebut didukung dengan adanya teknologi informasi (TI) yang turut berkembang di era teknlogi saat ini. Perkembangan teknologi ini semakin hari semakin kompleks yang memungkinkan segala sesuatu menjadi lebih cepat dan terjangkau hingga menyebabkan pelanggan juga memiliki hak atas permintaan yang lebih beragam. Keadaan ini membuat perusahaan memerlukan pendekatan yang lebih fleksibel untuk integrasai antara layanan TI dengan layanan konvensional perusahaan agar dapat bersaing dengan perusahaan lainnya yang serupa.

Integrasi yang melibatkan layanan TI dengan layanan konvensional serta semua sumber daya manusia tentunya akan membuat informasi yang dihasilkan juga semakin banyak dan kompleks. Informasi-informasi ini dapat digunakan oleh perusahaan sebagai sumber pengambilan keputusan atas pengembangan bisnis yang dijalankan. Namun, tidak menutup kemungkinan bahwa informasi yang sudah tersimpan rapi mengguanakan teknologi informasi kerap kali hilang atau jatuh ke tangan yang tidak memiliki hak semestinya. Oleh karena itu, dibutuhkan pengawasan dan pengontrolan terhadap informasi-informasi yang tersimpan.

Berdasarkan paparan sebelumnya, perusahaan yang berfokus pada kepuasan pelanggan  dengan menerepkan bantuan teknologi informasi dalam bisnisnya tentunya akan menghitung ulang biaya yang harus dikeluarkan. Karena penerapat TI juga akan mengeluarkan biaya yang cukup besar. Bagi perusahaan yang kurang atau bahkan tidak bisa mengelolah biaya perusahaan akan mengalami kesulitan bahkan kebangkrutan. Untuk itu, dibutuhkan adanya kontrol atas manajemen layanan terutama manajemen TI atau IT Service Management  (ITSM) dan juga pengamanan data untuk kontrol atas informasi yang ada pada manajemen informasi atau Information Security Management System (ISMS).

Sumber :

http://duniabaca.com/pengertian-dan-manfaat-sim-sistem-informasi-manajemen.html

http://catatan-risma.blogspot.co.id/2015/10/standar-manajemen-layanan-dan-keamanan.html

 http://www.kembar.pro/2016/01/pengertian-fungsi-dan-contoh-sistem-informasi-manajemen.html
https://id.wikipedia.org/wiki/ITSM

link minggu-2 : http://evadwipermatasari.blogspot.co.id/2016/03/itil-dan-cobit.html